示例·检验检测机构标准物质管理全流程

以某第三方检测机构对 “食品中铅、镉元素检测用有证标准溶液（1000μg/mL，溶剂为 2% 硝酸）” 的管理为例，结合《检验检测机构资质认定评审准则》要求，完整呈现标准物质从采购到报废的全流程管理，具体步骤如下：

一、需求识别与采购

1. 需求发起

   检测部在制定 “2025年第三季度食品重金属检测计划” 时，发现现有铅、镉标准溶液仅剩 1 瓶（有效期至 2025年 8 月），且第三季度预计检测样品量达 150 批次，需额外采购 3 瓶（每瓶 20mL，可满足约 60 批次样品稀释需求），检测工程师填写《标准物质采购申请表》，明确以下信息：
   a 标准物质名称：铅、镉单元素有证标准溶液
   b 规格型号：1000μg/mL，20mL / 瓶，溶剂为 2% 硝酸
   c 溯源要求：需提供国家计量认证（CMC）标志的证书，量值可溯源至 SI 单位
   d 用途：食品中铅、镉含量检测的校准曲线绘制

2. 供应商筛选

   采购部依据《合格供应商名录》，优先选择 2 家具备 “标准物质生产许可证” 的供应商（如中国计量科学研究院、国家有色金属及电子材料分析测试中心），对比其证书有效性、供货周期（要求 7 天内到货）、售后服务（如证书补发），最终确定中国计量科学研究院为供应商

3. 采购执行

   采购部签订采购合同，明确 “若到货标准物质证书过期或包装破损，供应商需无条件退货并承担运费”，同步将采购信息录入《标准物质管理系统》

二、验收与入库

1. 到货检查

   标准物质到货后，样品管理员联合检测工程师共同验收，对照采购合同和送货单，逐一核查：
   a 外观：包装是否完好（无漏液、瓶身无裂痕），标签是否清晰（包含名称、浓度、批号、有效期、生产单位）
   b 证书：是否提供有证标准物质证书（证书编号、量值不确定度、溯源路径需完整，有效期至 2027 年 12 月，满足使用需求）
   c  数量：实际到货 3 瓶，与采购数量一致

2. 技术验收

   取 1 瓶标准溶液，按照《标准物质验收作业指导书》，通过 “原子吸收分光光度计” 进行量值验证 —— 取 0.1mL 标准溶液稀释至 100mL（浓度 1μg/mL），测定其吸光度，与证书中 “1μg/mL 浓度对应的参考吸光度范围（0.230±0.005）” 比对，实测吸光度 0.232，符合要求

3. 入库登记

   验收合格后，样品管理员在每瓶标准溶液包装上粘贴 “绿色合格标识”（标注验收日期、管理员姓名、存放位置），并在《标准物质管理系统》中录入详细信息（批号、证书编号、有效期、存放柜号），随后将其存入 “2-8℃避光冷藏柜”（符合证书中 “冷藏、避光保存” 的要求）

三、存储与环境监控

1. 专属存储

   将铅、镉标准溶液与其他腐蚀性标准物质（如盐酸标准溶液）分区存放，冷藏柜内放置 “温度记录仪”，设定温度范围 2-8℃，超出范围时自动报警

2. 环境记录

   样品管理员每日检查冷藏柜温度，记录《标准物质存储环境监控记录表》，若出现温度异常（如某次中午温度升至 9℃），立即将标准物质转移至备用冷藏柜，排查故障（发现冷藏柜散热口堵塞，清理后恢复正常），并在记录表中注明 “异常原因、处理措施、是否影响标准物质稳定性”

3. 库存预警

   当某瓶标准溶液使用至剩余 1/3（约 6.7mL）时，系统自动触发库存预警，提示采购部启动补充采购流程

四、期间核查

1. 核查计划

   根据《期间核查程序文件》，该有证标准溶液 “已开封后每 3 个月核查 1 次”，首次开封时间为 2025年 9 月 1 日，故首次核查时间定为 2025 年 12 月 1 日

2. 核查实施

   检测工程师取开封后使用过的标准溶液，按验收时的方法稀释至 1μg/mL，测定吸光度为 0.229，仍在证书参考范围内；同时核查 “存储条件”（冷藏柜温度记录近 3 个月均在 2-8℃）、“包装密封性”（瓶盖无松动、无漏液）

3. 结果处理

   核查合格后，在《标准物质期间核查记录表》中填写 “核查结果合格，可继续使用”，并在标准溶液标签上标注 “核查日期 2025.12.01”；若核查发现吸光度超出范围（如 0.240），则立即停止使用，启动 “不符合工作控制程序”

五、领用与使用

1. 领用登记

   检测工程师需使用标准溶液时，填写《标准物质领用申请表》，注明 “领用日期（2025 年 10 月 15 日）、领用数量（0.5mL）、用途（绘制铅、镉校准曲线）”，样品管理员核对领用信息后，在系统中记录 “领用记录”，并提醒 “该标准溶液有效期至 2027 年 12 月，开封后建议 6 个月内用完”

2. 使用控制

   检测工程师在实验室超净工作台操作，严格按照《食品中重金属检测作业指导书》稀释标准溶液，稀释过程中使用 “经校准的移液管（校准证书有效期至 2026 年 3 月）” 和 “容量瓶”，并记录 “稀释步骤、所用器具编号、操作人员”

3. 剩余退回

   使用完毕后，剩余标准溶液（约 18mL）立即退回样品管理员，管理员核查 “包装无破损、剩余量与领用记录一致” 后，重新存入冷藏柜，并在系统中更新 “剩余量”

六、报废与追溯

1. 报废触发

   2027 年 12 月，该批标准溶液有效期届满，样品管理员在《标准物质管理系统》中标记 “待报废”，并粘贴 “红色停用标识”，防止误用

2. 影响评估

   检测工程师回顾 使用该标准溶液的检测报告”（共 32 批次食品样品），核查 “检测结果是否在允许误差范围内”“校准曲线相关系数（R²≥0.999）是否符合要求”，确认无异常

3. 报废处理

   按照《危险废物处理程序》，将报废标准溶液分类收集至 “腐蚀性危险废物专用桶”，联系具备 “危险废物处置资质” 的单位（如某环保科技公司）进行无害化处理，处理后获取《危险废物转移联单》，并将联单编号、处理日期录入《标准物质报废记录表》，同时归档至该批标准物质的档案中

七、档案管理

该批铅、镉标准溶液的档案统一存放于 “标准物质档案柜”，档案内容包含：

• 采购相关：采购申请表、采购合同、送货单
• 验收相关：验收记录表、技术验证原始数据、有证标准物质证书复印件
• 使用相关：领用记录表、期间核查记录表、使用原始记录
• 报废相关：报废申请表、影响评估报告、危险废物转移联单
• 其他：存储环境监控记录表、库存预警记录